Pertemuan. 7 Surat Massal (Mail Marge)

Overview

Pada pembahasan kali ini, kita akan mempelajari bagaimana caranya memformat sebuah halaman. Sebagai contoh kita akan membuat sebuah proposal kegiatan. Kemudian dalam memformat halaman, ada beberapa poin yang akan kita pelajari, yaitu Mail Marge

7.1  SURAT MASSAL

7.1.1  Surat Massal (Mail Merge)

Surat massal (Mail Merge) adalah sebuah surat yang dikirim ke berbagai tujuan dengan berbagai informasi yang berbeda, misalnya nama, alamat, kota dan lainnya. Surat massal selalu terdiri dari sebuah dokumen utama (source data) yang dapat digunakan untuk beberapa dokumen utama bila diperlukan. Dokumen utama tersebut dapat memuat nomor surat, nama yang dituju, alamat, kota, dan informasi lainnya yang berbeda antara surat satu dengan surat yang lainnya.

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat surat massal (mail merge) :

Buatlah sebuah surat undangan rapat yang akan dikirim ke beberapa orang.

Klik tab Mailings, lalu klik Start Mail Merge, kemudian pilih Step by Step Mail Merge Wizard....

Akan muncul kotak dialog Mail Merge di sebelah kanan layar, pilih Letters pada select document type, selanjutnya klik Next : Starting document pada Step 1 of 6.

Pilih Use the current document pada select starting document, dan klik Next : Select recipients pada Step 2 of 6.

Pilih Type a new list pada Select recipients, kemudian klik Create... pada Type a new list.

Akan muncul sebuah kotak dialog, lalu klik Customize Columns...

Akan muncul kotak dialog Customize Address List, untuk menambah/menghapus data di dalam Field Names.

Kali ini kita akan menghapus saja data-data yang berada di dalam Field Names, dengan cara meng-klik tombol Delete. Tekan Yes pada kotak dialog yang tampil, selanjutnya lakukan kembali penghapusan hingga data-data di dalam Fields Name kosong.

Setelah data-data di dalam Fields Names terhapus semuanya, kemudian klik Add......untuk memasukkan data baru, kali ini kita akan masukkan data Nama, lalu tekan OK.

Masukkan juga data Jabatan, Alamat, dan Kota, lalu akhiri dengan meng-klik tombol OK.

Akan muncul kembali sebuah kotak dialog yang masih kosong, masukkan isian kolom Nama, Jabatan, Alamat, dan Kota.

Untuk menambahkan datanya pilih New Entry. Jika ingin menghapus data yang telah kita masukkan, tekan Delete Entry, setelah selesai klik OK.

Akan muncul kotak dialog penyimpanan data yang telah kita masukkan, dengan cara memberi nama file pada isian File name, kemudian tekan Save.

Akan muncul sebuah kotak dialog. Jika tidak akan melakukan pengeditan, klik OK.